Намечается важная сделка или планируется обсуждение проекта с деловыми партнерами — в подобных ситуациях понадобится аренда переговорных помещений. В таких комнатах общение проходит непринужденно, настраивая участников на нужный лад.

В качестве рассматриваемого варианта подойдет аренда переговорных в Киеве. Здание расположено в центре столицы, вблизи от метро, вокзалов, аэропортов. Приглашенным будет удобно добираться. Рядом есть парковка. На сайте http://a-ces.com.ua/ можно посмотреть фото залов, чтобы определиться с подходящим вариантом.

 

Подготовка: выбор места и составление плана

Организация переговоров ложится на плечи принимающей стороны. Представителям придется определиться с местом встречи, составить программу, список участников, правильно распланировать рассадку гостей.

Местом проведения может быть нейтральная территория. Определившись с выбором зала, нелишне убедиться в исправности технического оснащения. Кроме этого, необходимо предусмотреть запасные посадочные места. Не стоит забывать о мелочах, подобных приобретению канцтоваров, на столах должна быть вода. 

Продолжительные переговоры предусматривают перерывы:

  • организацию кофе-брейков; 
  • паузу для обеда.

Обслуживание деловой обычно осуществляется сотрудниками принимающей организации или кейтеринговой компанией. Готовясь к переговорам с зарубежными компаньонами, важно учесть некоторые моменты. Затраты зарубежных гостей часто приходятся только на международный перелет или проезд. Принимающая сторона берет на себя остальные расходы по приему.

Возможно потребуется организация перевода. Заранее следует позаботиться об оборудовании, функциональных микрофонах, системе распределения звука. Лучше за несколько дней до начала проверить возможную установку.

Стол переговоров: правильное размещение

Первым делом нужно продумать, кто и где будет сидеть. Главы делегаций обычно занимают места по центру. Остальные рассаживаются по обе стороны. В переговорах могут принимать участие несколько представителей фирм и компаний. В этом случае все рассаживаются как будет удобно. 

 

Возможно также свободное размещение за столом переговоров. Стандартная организация предполагает наличие воды в удобной емкости. Обязательно стаканы, их можно накрыть специальными крышками.

Основные элементы переговорной комнаты

В помещении предпочтительны конструкции столов с закругленными углами, что указывает на равноправие участников. Представительская зона может быть оснащена массивными моделями или мебелью с элементами закаленного стекла. Хорошо смотрятся изделия из меламина, который подойдут для корпоративной переговорной. Желательно, чтобы стол сочетался с остальными предметами.

До стены должно быть не менее метра, иначе присутствующим будет неудобно перемещаться, отодвигая кресло. Важно также личное пространство каждого. Для максимального комфорта расстояние между сидящими должно быть не менее пятидесяти сантиметров.

В зависимости с интерьером помещения, подбираются кресла. Оптимальные модели отличаются сдержанностью стиля, удобством. При этом излишне не расслабляя собеседника. Предпочтительны изделия без колес, чтобы не возникало непроизвольного катания. Что может отвлекать от беседы. Аренда переговорных Киев — оптимальный вариант, оснащенный необходимой мебелью и оборудованием.

В некоторых конференц-залах предусмотрены поднимающиеся конструкции. На них удобно разместить ежедневник. Небольшие комнаты оснащают обычными стульями. Переговорные оборудуются компактными шкафами, стеллажами, приставными тумбами.

Пространство оснащено системой отображения информации, обеспечивающей качественное изображение. Устанавливается проектор или плазменная панель. Благодаря таким устройствам легко воспринимается информация.

 

В уютном помещении можно провести небольшое мероприятие или встречу с будущими партнерами по бизнесу. Места хватит на 10-12 человек. Есть залы, вмещающие большое количество.

Памятные сувениры

Выразить благодарность за визит и проделанную совместную работу, можно вручением памятных подарков. Такой символический знак внимания будет приятен всем приглашенным. Выбирая сувенирную продукцию, учитывают интересы партнеров, возрастной параметр. Не рекомендуется дублирование подарков, поскольку согласно этикету, такое действие неприемлемо. 

Вручение презентов происходит одновременно между главами делегаций. Обычно это делается тогда, когда уже бумаги подписаны или утвержден будущий проект. По завершению переговоров, обменяйтесь ручками.

Для зарубежных партнеров готовят подарки национальной тематики. Обменявшись сувенирами, принимающая сторона провожает гостей, подчеркивая уважение к сотрудничеству.

Длительность переговоров

Как показывает практика, внимание человека притупляется приблизительно после сорока пяти минут от начала беседы. Отсутствие результата к этому времени требует перерыва. Желательно прерваться, можно перенести беседу. Иногда сбор аудитории не приводит к нужной цели, когда никто не решается говорить. При этом время потрачено.

Запомните — тот, кто первый переходит к делу, он занимает сильную позицию. Инициатору удается задавать тон переговоров.

Управление беседой

Большинство людей запоминают смысл сообщения, а не передачу слов. Неправильное понимание информации приводит к ошибочным выводам. Для достижения взаимопонимания, необходим уровень интеллекта, присутствие логики изложения, концентрация внимания. Людям проще соглашаться с тем, что подтверждается аргументами. Если идея имеет ценность для присутствующего, он будет стремиться к поддержанию такой концепции.

Важно научиться управлять разговором. Такой навык отлично работает на деловом уровне. Перехватывая и удерживая инициативу, можно быстрее достичь поставленных целей. Необходимо выстраивать реплики таким образом, чтобы можно было спрогнозировать реакцию собеседника.